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ワード2010基本講座：封筒に宛名を縦書きで印刷する(差し込み印刷)

テンプレートを利用する　　　　　topへ

• 宛名印刷を行うときは差し込み印刷が便利です。
  ところが、Wordの差込印刷では封書を選んでも横書きの書式しかありません。
  • 下図は[差し込み文書]タブで[封筒]を選択して表示した「宛名ラベル作成」ダイアログです。
    
• 差し込む封筒のデザインを一から作成するのは大変ですが、テンプレートが準備されていますので、このテンプレートを利用してみます。
  1. [ファイル]タブをクリックして、[新規作成]を選択します。
     Office.comテンプレートの[封筒]をクリックします。
     
  2. 「封筒(長型4号)」をクリックします。
     右側にプレビューが表示されます。[ダウンロード]ボタンをクリックして、ファイルをダウンロードします。
     
  3. Word2010で封筒が表示されました。
     
• 文書への差し込み印刷用のデータをExcelで下図のように作成しています。
  1行目には列見出し(フィールド名)が入力されています。
  
• ワードでデータを作成する方法は　Wordでアドレス帳を作成する　アドレス帳を編集する　をご覧ください。

差し込み印刷の操作手順　　　　　topへ

• 宛先の選択

  1. 差し込み印刷用の文書を開きます。
  2. [差し込み文書]タブの[差し込み印刷の開始]グループにある[宛先の選択]→[既存のリストを使用]を実行します。
     
  3. 「データファイルの選択」で作成していた得意先データファイルを指定して開きます。
     
  4. 使用するデータリストのあるシートを選択します。
     「先頭行をタイトルとして使用する」にチェックが入っているのを確認します。
     • 作成したデータファイルの1行目には列見出し(フィールド名)が入力されています。
       ここでは「タイトル行」となっていますが同じような意味です。
     
  5. これで、この文書で使用するデータファイルとが接続されました。

• 差し込みフィールドの挿入

  • 郵便番号フィールドを設定する
    1. 封筒の郵便番号をクリックします。
       郵便番号の部分が表になっていて、2つのセルに分割されているのが分かります。
       
    2. セルを結合します。
       2つのセルを選択します。
       「表ツール」リボンの[デザイン]タブを選択し、[セルの結合]を実行します。
       
    3. 郵便番号部分に入力されている文字を削除して、カーソルのみを表示します。
       [差し込み文書]タブを選択し、[差し込みフィールドの挿入]→[郵便番号]を実行します。
       
    4. 郵便番号フィールドが挿入されました。
       
  • 住所と宛先も同様に差し込みフィールドを挿入します。
    • 入力されている文字を削除して、[差し込み文書]タブを選択し、[差し込みフィールドの挿入]からフィールドを挿入します。
      
    • 宛先の下に「様」を入力するのを忘れていました(2013/8/9)
      <<名前>>の下に、半角スペース、「様」を入力します。
      

• 差し込み状態を確認する

  1. [差し込み文書]タブの[結果のプレビュー]グループにある[結果のプレビュー]を実行します。
     • 各データの確認には右にあるデータの「戻し」「送り」ボタンでレコード(データ)を変更することができます。
     
  2. 住所録の宛先が差し込みされたのが確認できます。
     表示された結果が期待したものと異なるケースがあります。下記をご覧ください。
     

• 住所データを編集する

  • 郵便番号の不要なハイフンを削除する

    • 住所データをExcelで修正します。
      1. ハイフンの削除は　=SUBSTITUTE(D2,"-","") で他のセルに取り出しました。
         
      2. 取り出したハイフンなしの郵便番号をコピーして、元の場所に[値]で貼り付けます。
         

  • 住所の数字の向きを変える ために半角数字を全角数字に変更する

    • 半角文字のため横向きになっているので、全角文字に変更します。　数式は JIS(E2)　となります。
      全角文字に変更した時、半角のハイフンも全角文字になるので、これは半角に戻す必要があります。
      よって数式は　=SUBSTITUTE(JIS(E2),"−","-")　としました。　Substitute関数の検索文字列は全角のハイフン、置換文字列は半角のハイフンです。
      
    • 取り出した住所をコピーして、元の場所に[値]で貼り付けます。
      
  • 差し込み状態を確認してみます。
    • これでOKのようです。
      

• 住所の数字を漢字で表示したい

  • 住所の数字は半角の数字である必要があります。
    1. 全角の数字になっているときは　ASC関数を使って半角に変更します。
       変更後のデータをコピーして、値の貼り付けでE列に貼り付けます。
       
  • 住所フィールドを変更する
    1. 住所フィールドを右クリックして、[フィールドの編集]を選択します。
       
    2. 「数字を漢数字に変換する」にチェックを入れます。
       
    3. 数字が漢数字で表示されました。
       
  • 住所フィールドは　{ MERGEFIELD 住所入力 } から　{ MERGEFIELD 住所入力 \v } に変更されています。
    下図は[Alt]+[F9](フィールドコードの表示/非表示) でフィールドコードを表示しています。
    →

• 印刷をする

  • 差し込み印刷の手順です。文書は1つですが、印刷は指定したレコード分が実行できます。
    1. [差し込み文書]タブの[完了]グループにある[完了と差し込み]→[文書の印刷]を実行します。
       
    2. [プリンターに差し込み」で印刷範囲を設定し、[OK]ボタンをクリックすると印刷ダイアログへ進みます。
       以降は通常の印刷の手順と同様です。
       
  • 差し込んだ結果をすべて文書として出力(文書として作成)し、一部を修正したいときなどに便利な方法です。
    1. [差し込み文書]タブの[完了]グループにある[完了と差し込み]→[個々のドキュメントの編集]を実行すると、各データが差し込まれた文書が作成されます。
       
    2. 下図のように指定したデータ分の文書が作成されます。
       データが多いと大きなファイルサイズとなりますのでご注意ください。
       この機能を使うと、各文書をそれぞれ個別に編集することができます。
       • 住所の部分にセクション区切りが表示されて重なっています。これは印刷されませんので気にしないでください。
       

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