ワード2010基本講座：差し込み印刷の「名簿」を利用する

差し込み印刷の「名簿」を利用する　　　　　topへ

ここでは差し込み印刷の「名簿」を使う例を書いてみます。
1. 差し込み文書タブの[差し込み印刷の開始]→[名簿]を選択します。
  名簿のアイコンがオンになります。その他には何も変化は見られません。
2. 差し込み文書タブの[宛先の選択]から「既存のリストを使用」を選択します。
3. 差し込むデータを指定します。
  ここでは、Excelで作成した「ダミー名簿」というファイルを選択しました。
  - このファイルは下図のようなダミーのデータファイルです。
4. データファイルの形式の確認では既定の「OLE DBデータベースファイル」としました。
5. 「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックが入っているのを確認して、[OK]ボタンをクリックします。
6. 差し込み文書タブの[差し込みフィールドの挿入]→[氏名]を選択して、フィールドを挿入します。
7. ここでは、下図のようなテキストボックスにフィールドは「氏名」だけを配置しました。
8. 差し込み状態を確認するため、[結果のプレビュー]をクリックしてオンにします。
  データが差し込まれたのが確認できます。
9. [完了と差し込み]→[個々のドキュメントの編集]を選択します。
10. 新規文書へ差し込むデータのレコードを指定します。
  ここでは「すべて」を選択しています。
11. 「ディレクトリ1」というファイルにデータが差し込まれた状態で文書が作成されました。
  名前を付けて保存します。印刷はこのファイルから実行します。
  - 「レター」では1ページに差し込まれるデータは1個でしたが、「名簿」では1ページに印刷可能なだけのデータが印刷できるようになります。
なお、「名簿」で作成した差込データは「文書の印刷」は実行できません。
1. [完了と差し込み]→[文書の印刷]を選択します。
2. 新規文書へ差し込むデータのレコードを指定します。
  ここでは「すべて」を選択しています。
3. 「差し込み印刷で作成したカタログは、電子メール、FAX、またはプリンターに直接送ることはできません。」と表示されます。
  印刷を行うには上記の手順9以降の[個々のドキュメントの編集]から新しい文書を作成して、その文書を印刷することになります。