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ワード2010基本講座：差し込み印刷の「レター」を利用する

差し込み印刷の「レター」を利用する　　　　　topへ

• ここでは差し込み印刷の「レター」を使う例を書いてみます。
  1. 差し込む文書を作成します。
     ここでは、テンプレートを利用して作成します。
     [ファイル]をクリックして、[新規作成]を選択します。
     テンプレートで「レター」を選択して、「レター(オータム)」をッ選択しました。[ダウンロード]ボタンをクリックします。
     
  2. テンプレートが表示されました。
     「受取人の名前を入力」と「受取人の住所を入力」の２ヶ所にデータを差し込みます。
     
  3. 差し込み文書 タブの[差し込み印刷の開始]→[レター]を選択します。
     レターのアイコンがオンになります。その他には何も変化は見られません。
     
  4. 差し込み文書 タブの[宛先の選択]から「既存のリストを使用」を選択します。
     
  5. 差し込むデータを指定します。
     ここでは、Excelで作成した「ダミー名簿」というファイルを選択しました。
     
     • このファイルは下図のようなダミーのデータファイルです。
       
  6. データファイルの形式の確認では既定の「OLE DBデータベースファイル」としました。
     
  7. 「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックが入っているのを確認して、[OK]ボタンをクリックします。
     
  8. 差し込み文書 タブの[差し込みフィールドの挿入]→[氏名]を選択して、フィールドを挿入します。
     「受取人の名前を入力」と表示されているプレースフォルダーを選択して、削除します。
     削除した後に、[差し込み文書]タブの[差し込みフィールドの挿入]→「氏名」を選択して、文書に「氏名」フィールドを配置します。
     
  9. 「受取人の住所を入力」も選択して、削除します。
     ここには、「住所ブロック」を挿入したいと思います。
     [差し込み文書]タブの「文章とフィールドの挿入」グループにある[住所ブロック]をクリックします。
     
  10. 右側のプレビューを見て、これでよければ[OK]ボタンをクリックします。
      ここでは、確認するため[フィールドの対応]ボタンをクリックします。
      
  11. 「住所ブロックでは必須」の各フィールドとデータファイルのフィールドが適切に対応しているかを確認します。
      データファイルにない項目は「(対応なし)」とします。
      [OK]ボタンをクリックします。
      
  12. 「住所ブロック」が挿入されました。
      
  13. 差し込み状態を確認するため、[結果のプレビュー]をクリックしてオンにします。
      データが差し込まれたのが確認できます。
      
  14. 結果のプレビュー グループで表示するレコードを変更すると、文書に差し込まれるレコードが変化するのを確認することができます。
      
  15. [完了と差し込み]→[文書の印刷]を選択します。
      
  16. プリンターへ差し込むデータのレコードを指定します。
      ここでは「すべて」を選択しています。
      
  17. 印刷を実行するプリンターを選択します。[OK]ボタンをクリックすると印刷が実行されます。
      
  18. 氏名と住所ブロックが差し込まれた文書が印刷できました。
      
• なお、「文書の印刷」を実行すると、新しい文書としてデータが差し込まれた文書が作成されます。
  1. [完了と差し込み]→[文書の印刷]を選択します。
     
  2. 新規文書へ差し込むデータのレコードを指定します。
     ここでは「すべて」を選択しています。
     
  3. 「レター1」と名前が付けられた文書が作成されました。
     データが差し込まれているのが確認できます。
     • この文書では個別に修正することが可能です。